Kundenverwaltung für Kommunen und öffentliche Einrichtungen
Aktualisiert am 29. Mai 2026 · 2 Min. Lesezeit
In einer Verwaltung läuft Kontaktpflege selten an einer Stelle zusammen. Die eine Kollegin hat ihre Ansprechpartner im Outlook, der Sachbearbeiter pflegt eine eigene Liste, und wer mit den Zweckverbänden, Vereinen oder Firmen vor Ort spricht, hält das meist im Kopf. Geht jemand in den Ruhestand oder wechselt das Amt, geht das Wissen mit.
onvela bündelt diese Kontakte an einem Ort, ohne dass daraus ein schwergewichtiges Fachverfahren wird. Personen, dahinter die Organisation — Behörde, Verband, Verein, Unternehmen — und wer dort welche Rolle hat. Eine Person kann auch in mehreren Organisationen stecken, mit jeweils eigener Rolle. Wer den Kontakt aufruft, sieht den ganzen Verlauf als Zeitstrahl: das Telefonat von letzter Woche, das Treffen im März, die offene Zusage.
So eine Kontaktverwaltung muss in einer Behörde vor allem zwei Dinge können: nichts verlieren und nichts ans falsche Programm binden. Drei Funktionen sind dafür in der Praxis besonders relevant:
Verteiler ohne Doppelpflege. Sie fassen Kontakte in Gruppen — etwa "Bürgermeister im Landkreis" oder "Vereinsvorstände". Für einen Rundbrief geben Sie die Mailadressen als fertige Liste aus und setzen sie in Outlook ins BCC. Keine zweite Adressliste, die irgendwann veraltet ist.
Nachvollziehbarkeit. Jede Aktivität wird protokolliert, und ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was geändert hat. Fragt drei Jahre später jemand, was mit dem Verband besprochen wurde, steht es im Verlauf — und nicht in einem Postfach, an das niemand mehr rankommt.
Wiedervorlagen. Zusagen, Fristen und Rückrufe bekommen ein Datum und werden angezeigt, sobald sie fällig sind. Was sonst liegen bliebe, bleibt nicht liegen.
Bedient wird onvela im Dialog: Sie fragen "Mit wem aus dem Zweckverband hatten wir zuletzt Kontakt?" und bekommen die Antwort, statt sich durch Listen zu klicken. Das senkt die Hürde für alle, die nicht täglich mit Datenbanken arbeiten.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung steht der Datenschutz an erster Stelle, und darauf ist onvela vorbereitet: DSGVO-konform, mit Hosting in der EU beziehungsweise in Deutschland, Auskunft nach Art. 15 DSGVO als PDF und maschinenlesbares JSON auf Knopfdruck, Löschung nach Art. 17 inklusive Nachweis, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 sowie Zwei-Faktor-Anmeldung. Welche Daten Sie ablegen und wer Zugriff hat, bestimmen Sie.
Das bringt onvela dafür mit
- Zeitstrahl: kompletter Gesprächsverlauf je Kontakt
- Änderungsprotokoll: Wer wann was geändert hat
- DSGVO-Auskunft (Art. 15) und Löschung (Art. 17) auf Knopfdruck
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28
- Deutscher Anbieter, in Deutschland gehostet